写年终总结时要注意的几个误区：
误区一：“总结一定要低调”
我们从小接受的教育就是：做人一定要谦虚,不要过于表现自己.托尔斯泰曾经说过一句话：与其说得过分,不如说得不全,切忌浮夸铺张.尤其对于需要配合的部门之间,经理人往往更愿意充当一个教练、智囊的角色.因此,“低调为人”是这类经理们普遍的职业心态.
于是,“低调”的总结中总是贯穿着“在上级的关怀和同仁的共同努力下”、“在领导的英明决策下”这类的套话,难免让人觉得言之无物.因此,总结中要增加实 质内容,而非过多的官话、套话.还有一种情况是,把自己的失误总结得过于细致.这种“放大缺点”的做法,更会让领导怀疑你的能力.
而装模作样地所谓“自我检视”,就使得年终总结难免带有更多的压抑与灰色.
其实,我们不妨走出窠臼,重新审视一下现实.
随着企业规模的不断提升,许多领导人越来越放权,客观地说即便是直线领导也并不能充分了解每一名下属的工作情况.因此,下属不要再幻想自己的所作所为“领 导都会看在眼里、记在心上”,他没有那么多时间,也没有那么细腻的心思.我们需要通过总结来沟通、来展现自己取得的成绩,往往会赢得更多的理解和支持!事 实上,总结也是一个加强上下级沟通、加深了解的过程.
因此,一份智慧与自信的总结,一定会让你的上司对你刮目相看.同时,作为部门经理,你的总结不仅关系到自己在上司心中的印象,甚至还关系到本部门在上司心中的印象.因此,适度 “当仁不让”地表现自己的“作为”,越来越具有现实意义.
误区二：“总结就是要格式化”
其实,总结也是一个人思维模式的体现.比如,A君是理工科出身的项目经理,他习惯于用数字说话,他的总结通常都是数字和图表.A君认为：这样的总结清晰而 明朗,可以客观、量化的反映工作情况,同时由于他原来的老板很喜欢这种图表方式.然而新任的老板似乎并不以为然,把他的总结比喻为“冰冷的项目报告”.
而B君是一位从事人力资源工作的年轻人,平日里激情四射,比较喜欢展示自己.而他的年终总结,也像他本人一样,扬扬洒洒、激情飞扬,然而,似乎又缺少了客观的总结和系统性思考,让人们热血沸腾之余,没有看到什么真正的内容.
因此,年终总结既不能只有客观数据、理性分析的“一目了解”,也不能是纪实文学似的长篇报道,而应该是一个有系统性的报告,既有表格、图表作为辅助,又要有清晰明朗的文字汇报.
同时,在年终总结的汇报形式上,也可以充分利用多媒体演示的方式,给领导和同仁做一个更为直观和生动的年终汇报.
总之,一个能被上司赞许的总结,是需要能“跳出来”的总结.当然,前提是摸清并符合上司的要求与口味.
误区三：“报喜不报忧是上策”
在总结中,大部分人都希望谈及自己得意的事,而对于错误、失误、不愉快会不自觉的避重就轻,这也是可以理解的.就像职场人士在追求成功和逃避痛苦时,往往 会不自觉的给自己一些心理暗示.比如：“自己非常优秀”、“他们都没有眼光”等等有利于自己的心理暗示.因此,人们也更愿意谈及自己的成功方面,以使自己 保持积极向上的精神状态.
因此,许多人都会有报喜不报忧的倾向.有的公司规定：在总结中,一定要至少总结出自己的三点失误和不足.但是有人依然会避重就轻,只谈些无伤大雅的小失误,甚至明贬暗褒的“好缺点”.
当然,历史总有历史的原因.有一个部门经理人说：我以前也爱总结自己的失误和不足,但是发现领导会认为是你的能力不行,甚至会常常拿这个说事儿,或者需要你越来越多地进行汇报,开始感觉是领导的关心,但后来却有不被别人信任的感觉,非常不舒服.
但是,你是否想过：如果你不主动提及失误,当由领导发现你的失误时,你又该如何应对呢?“只重结果不重过程”的领导越来越少了,领导有权并且需要知道真实的情况,包括失误的原因.
一位部门经理说：面对失误,我会更重视分析原因和改进的对策,同时,我也要让领导意识到失误并不是一个原因造成的.比如：有的失误包括部门间的配合不利, 下属执行层的偏差,领导监督控制不利等原因,但是我认为最重要的还是总结该如何避免这种失误再次发生,我要提出改进的方向和方法.
误区四：“总结就要面面俱到”
年终总结对于部门经理来说,不仅是要总结自己,而且还要总结部门情况,要尽可能全面地反映出一年的工作情况.但是,这里所说的全面绝对不是事无巨细,更不 是月总结或者周总结的堆砌,一定要抓住这一年来的工作重点和几个突出的成绩、亮点进行阐述,不能让领导产生“事情做了不少,但都印象不深”之感.总结既要 有需要浓墨重彩的渲染,也要有点到为止的内敛,所谓张弛有度,层次分明.
在总结来年的计划和展望时,往往存在只有“轮廓”而没有“清晰线条”的感觉.其实,这也能体现出一个企业的文化,是细致还是粗放.
有一个外企经理人说：我们在年终总结时,除了要总结今年做的事情外,还要我们写下自己第二年要做的100件事情.我开始觉得,这太恐怖了,工作上能写出要 做的50件事,就相当不容易了.但是这就是我们企业的文化：追求计划性.最后,我总结的这100件事情中,不仅包括工作计划,还包括了与同事之间要处理好 的事情,个人工作与生活的事情等等,更像是个人来年的人生规划,回头看一下觉得还挺有意义的.
误区五：“总结难免临阵磨枪”
年底的业务通常都是最忙的.可年终总结这时还要“凑热闹”,又要忙业务又要写总结,怎能不临阵磨枪、不草草了事?
其实非也.
许多部门每周、甚至每日都会开例会,而例会上的总结恰恰是年终总结时可以参考的素材.因此,一份好的年终总结不是临阵磨枪、拍拍脑袋就能成就的,它其实也需要日常的积累和进行阶段性总结.只有把平时的总结做好了,才能“多快好省”地写出一份到位的年终总结.
同时,总结和工作其实是一个互相促进的过程.尤其作为中层管理者,如果你注意总结和积累,在日常工作中就能不断地改善部门工作状况,那么年终总结中能有更丰富的内容,并且在不断改善中,领导会领略你的管理方式、管理思路和管理能力,从而会对你有更为准确的评价.
总之,总结是在动态的发展过程中,形成的成绩与问题,也是在这个动态的过程中,不断地化解和解决.而总结的意义也在于通过不断地总结,使个人、部门和企业规避错误,取得更好的成绩.
误区六：“总结要向全体汇报”
许多单位做年终总结,都是采取在全体同仁面前进行汇报的形式.但其实,并不是所有的总结都适合全体会的形式,也应该分为“汇报总结”和“书面总结”.也就 是说,员工在集体汇报时,只总结工作内容,比如一年来已经完成了哪些任务,或者超额完成了多少,还未完成哪些任务,对于工作失误要分析原因,制定来年的工 作计划等等.
但对有些问题可能只适合向上司汇报,因此这一部分不妨只作为书面汇报.否则年终总结会上,听到的难免是“形势一片大好”的喜讯,而少了些深刻而沉痛的反思.
对于一些需要书面汇报的内容,领导审阅后,也可以事后再与汇报者进行一对一的交流.总之,年终总结无论形式如何,关键是要看总结的效果如何.