版记由主题词、抄送、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置等要素.
一、主题词
主题词指经过规范处理的用来标引中心内容的词语.
作用：方便检索和存储以及办公自动化.
位置：抄送机关上方.
要求：按照《国务院公文主题词表》（1994年4月修订）,
选择最能反映公文中心内容的词语.一般不超过5个.
顺序：先标类别词,如“农业”、“工业”、“能源”、“邮电”等.再标类属词,分两部分,一是反映文件内容的词,如“水土保持”,二是反映文件形式的词即文种,如“通知”.例如：《国务院关于做好1998年普通高等学校毕业生就业工作的通知》（国发〔1998〕16号）的主题词是“教育 学生 就业 通知”,
三、 抄送机关
抄送机关指需要了解公文内容但不负责处理和执行的机
关.《办法》第14条规定：“向下级机关的重要行文,应当同时抄送直接上级机关.”如撤换下级主要领导、增设机构等事情的行文应抄送.《办法》第20条规定：“受双重领导的机关向上级机关请示应写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复.上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关.”
四、印发机关和印发时间
前者一般是机关的中枢办公部门.
位置：抄送机关下方.
后者指该公文送印或发出时间.
位置：在印发部门右边.
五、 印数
印数指公文印制总数.
位置：印发时间正下方,向右不顶格.