电话的另一端不断响着,然后滴答一下,像是有人回答.一个声音迅速地说：请稍候,好吗?“然后有再滴答一下,随后是沉默.感觉像好几小时才会再有人来接电话,当然了,前提是你没有先挂断.
办公室电话或许是秘书工作最困难和最重要的部分.客户对商业的第一个印象往往是通过电话联系.一个被落下待机的来电者会有已被遗忘或忽略的感觉.如果电话被不礼貌地回答,来电者可能会生气,而如果电话不直接转接给正确的人,来电者可能会觉得他或她是被“搪塞“.
劳拉李约瑟是在一个大型制造公司的行政办公室秘书.作为一个优秀的办公室秘书,劳拉知道,所有电话必须迅速回答和有效地处理.她知道一个秘书必须是愉快和有益的,不管多忙,心情如何,她知道如果来电者感到不耐烦或变得生气,她必须保持冷静,当然,她知道她永远不能让自己发脾气.如果她没有来电者所询问的信息,她一定知道谁有相关信息.最后,她知道,她最重要的职责之一是“过滤“电话,知道哪些电话要转接给她的老板,哪些可以转其他人,哪些应该由自己处理.